Gode råd om virtuelle møder

”Undskyld, kan du lige gentage sidste sætning?”
Ups… Hvorfor spurgte hun mig om mit synspunkt igen. Jeg var lige koncentreret om at svare på en mail.

Scenen er helt klar. Du sidder i et virtuelt møde og laver to ting på en gang. Nu er der så en deltager på en anden skærm, der beder om dit synspunkt.

Indrømmet, du kom lidt ud af fokus på grund af mailen. Hvis du selv har oplevet noget lignende, og det ikke skal ske for ofte når du er mødeleder på virtuelle møder, så læs med her. Pandemi som Corona, globalisering og grønt fokus på færre kilometer på landevejene og i fly er eksempler på forandringer om at indskrænke cirkulationen i form af færre møder, receptioner og seminarer. Det skubber til alle vores rutiner om at mødes, at holde workshops, kurser og uddannelsesaktiviteter er fysiske i et dejligt lokale med lækker forplejning i pauserne.

Når vi sidder hver for sig, foran pc’en med et tændt webcam og forplejningen består af, hvad vi hver især finder i køleskabet, ja hvordan skaber vi så den samme effekt - den samme produktivitet?

Det er ikke svært, men det kræver noget andet af dig som mødeleder. Jeg har over årene opbygget mine egne gode og dyrekøbte erfaringer, som du får her som en genvej til effekt ved at skifte fra fysisk til virtuel.

Men først nogle humane fakta:
* Vidste du, at vi bruger langt flere "RAM" på at være sammen virtuelt end fysisk?
* Vi bruger ubevidst en masse af vores båndbredde på at afkode kropssprog, mimik, tonefald og humor på virtuelle møder. Alene fordi vi ikke kan aflæse hinandens kropssprog, kaste blikke til hinanden eller lytte ordentligt til undertonerne.

Hvad kan vi gøre ved det?
Step 1 er ALTID at have webcam tændt ALLE SAMMEN. Som mødeleder skal dit set up af udstyr justeres, så du altid har øjenkontakt med deltagerne.

Det var det første og vigtigste råd at følge.

Møderegler

• - De andre møderegler kommer her:
• - Læg ud med at aftale NETikette. Vis en side med få regler og giv virtuelt håndslag på dem.
• - Det kan eksempelvis være om
• - at mute og unmute
• - Webcam er tændt
• - Vi rækker hånden op
• - Vi lægger ud med at sige vores navn
• - Plan B hvis teknikken fejler

Gør det personligt, varmt og rart

• - Start med et ultrakort check in, så alle kommer til orde
• - Del personlige fakta i en kort tur rundt i det virtuelle lokale, f.eks. hvordan er vejret hos dig lige nu, hvad fik du til frokost, hvad er du taknemmelig for lige nu
• - Sæt gang i chatten – det er også tilladt at lave lidt sjov med hinanden her
• - Gør det sjovt og interaktivt
• - Lav en quiz – Kahoot.it
• - Lav en afstemning - Polleverywhere.com
• - Indsamle input – Polleverywhere.com kan lave både ordsky og liste
• - Tryk på en bar, skala, grafik, kort el. hvor er du lige nu – Polleverywhere.com kan lave en pin poll
• - Brug chatten
• - Brug reaktionsknapper, f.eks til at give hurtig feedback som er alle tilbage fra pausen, har vi det godt, virtuelt high five, klar til næste emne osv.

 
Mental tænketid

• - Refleksionstid på egen hånd, giv en opgave på egen hånd eller refleksionstid og spørgsmål/svar session bagefter
• - Brug af break out rooms til gruppearbejde eller snakke i mindre grupper, det kan du i Zoom og Adobe Connect
• - Indlæg fysiske pauser ved hver skift af emne, det kan være stræk ud øvelser, simpelt som at nå loftet og nå gulvet, balanceøvelse på et ben osv.
• - Hold en kort pause sammen og vis på webcam, hvad du indtager, vi har f.eks. i materialepakken sendt lakridspiber og så var der fælles ‘rygepause’
• - Tegn live på whiteboardet. Hvis ikke din software har den mulighed, kan du dele din skærm med et tegneprogram åbent
• - Styr tiden og sørg for pauser
• - Indlæg varer max 60 min før der er 10 min. pause og kører du til yderste max med 75 min., bør der være 15 min. pause før I kører igen.
• - Frokostpausen skal vare længere, så man kan nå at tilberede sin frokost og få frisk luft også, f.eks.45 min.
• - Hold et højt tempo, som meget højt. Tal ikke mere end fem minutter, før der er deltageraktivitet.

 
Gør det godt

• - Hold et højt og engagerende energi niveau, blandt andet ved at være levende i mimik og kropssprog, bruge stemmeføringen aktivt, anerkend og værdsæt input, motiver til interaktivitet
• - Få nu styr på dit udstyr… Der må ikke være tekniske forstyrrelser så som dårlig lyd og internetforbindelse. Jeg sætter en baggrund op, så deltagernes øje ikke bliver forstyrret af alt muligt i min baggrund. Jeg sørger for lys lige foran, så mit ansigt er lyst op og jeg tester med en kollega, at alt er godt.
• - Tilbyd dine deltagere at logge ind en halv time før eller på et aftalt tids slot dagen før, hvor man lige kan teste både audio, webcam og evt. software til den virtuelle træning.
• - Hvis muligt få en kollega til at være din producer og styre alt det tekniske, så du kan styre alt det faglige. Det er også en uvurderlig stor hjælp for deltagerne, at der er en bestemt at række ud til, når de oplever tekniske problemer.

Lagde du mærke til, at jeg indtil nu ikke har nævnt et ord om power point? Hold din mængde af slides til et absolut minimum hvor de er gode til at understøtte budskaber, kan visualisere eller vise detaljer.

Så er der kun et råd tilbage for nu:
Giv den gas og ha’ det sjovt med dine deltagere.