Helenes officielle titel er Head of Technology and Business Development, og hun er ansvarlig for en ny særskilt teknologi division i Azets, der arbejder med robotteknologi og machine learning inden for administrationsopgaver, som skal sikre, at det danske selskab er på forkant med den teknologiske udvikling. .
Tænk stort. Start småt. Når man tager en beslutning om at automatisere og digitalisere processer og arbejdsgange i virksomheden, når man længst ved at bryde arbejdet ned i mange små initiativer.
Når man vil gennemføre digitalisering og automatisering af arbejdsgange er det vigtigt at sætte mål for succesen. Uden succeskriterier svarer til at starte bilen og køre ud i landet uden en fastlagt destination, men med en vag idé om, hvor man gerne vil hen. Man ender sjældent der, hvor man havde tænkt sig.
Vil man være succesfuld, når man implementerer digitale værktøjer i sin forretning, skal man være villig til at ændre på de processer og arbejdsgange, som ikke passer til den nye digitale virkelighed. Det kræver mange små initiativer undervejs, så man løbende kan gennemføre forandringer.
Hvad skal optimeres?
Derfor er det vigtigt i forbindelse med digitalisering af arbejdsgange og processer, at man får sat en retning og en plan baseret på en analyse af, hvad man kan optimere via digitalisering. Dernæst er det afgørende, at man løbende stopper op og analyserer, hvad de nye digitale datasæt afføder af behov for at optimere arbejdsgange og processer.
For erfaringen er, at man med de nye data undervejs ofte får større indsigt i, hvilke yderligere forbedringspotentialer, der er for at optimere og digitalisere manuelle processer, så alle data på sigt kan indgå som grundlag for et automatiseret flow.
Implementerer man automatisering ved hjælp af kunstig intelligens i de forskellige afdelinger uden samtidig at analysere, hvor man kan optimere arbejdet yderligere, går man glip af digitaliseringens fulde potentiale.
Et eksempel kan være en afdeling, hvor medarbejderne hver mandag sidder og gennemgår datasæt for eventuelle fejl. Lader man i stedet algoritmerne tjekke datasættene fast hver mandag, har man frigjort medarbejdernes hænder og hoveder til vigtigere arbejde som at skabe øget værdi for virksomhedens kunder.
De pågældende medarbejdere behøver dermed ikke at forholde sig til datasættet, før systemet viser, at der er afvigelser, der skal tages hånd om.
Et andet eksempel kan være lønadministration, hvor lønbogholdere for få år siden sad og indtastede håndskrevne timesedler. I dag indsamles data digitalt på stedet og mange virksomheder udstyrer derfor deres medarbejdere med en app til at registrere tid og fravær, som er integreret med lønsystemet.
Data overføres automatisk til lønsystemet.
Det har været en udvikling over tid, som er taget i etaper, hvor fokus har været at skabe et bedre slutprodukt. Et slutprodukt, som brugerne ser som en hjælp i hverdagen – og det er nok de færreste, der ønsker sig tilbage til timesedler og excelark.
Start i det små
Når man først har taget beslutningen om at automatisere og digitalisere processer og arbejdsgange i sin virksomhed, gør man det bedst, hvis man bryder arbejdet ned i små initiativer.
Små initiativer er altid lettere at gennemføre succesfuldt. Viser man sine medarbejdere alle succeshistorierne, bliver værdien af automatiseringen og digitaliseringen klar for alle, og så vil medarbejderne hurtigere acceptere fremtidige ændringer af arbejdsgange og nødvendigheden af at ændre adfærd og vaner.
Hos Azets har vi for eksempel sat strøm til flere administrative processer, så vores konsulenter ikke længere bruger tid på det, en algoritme kan gøre mindst lige så godt og langt hurtigere. I stedet bruger de tid på rådgivning og indsatser, der skaber ekstra værdi for vores kunder.
Det har været en udviklingsproces med mange investeringer i ressourcer og teknologi. Forløbet har været delt op i mindre processer, således investeringerne og korrektionerne foregår med størst mulig præcision og har resulteret i større sikkerhed og bedre service til kunderne.
