Morten Marquard er stifter og CEO i DCR Solutions. Morten har arbejdet med forretningsprocesser i hele hans karriere og fokuserer på, hvordan videns-medarbejdere kan hjælpes af computere til at blive mere effektive og lovmedholdelige.
Thomas Hildebrandt er professor ved Datalogisk Institut på Københavns Universitet (DIKU) og leder af sektionen for software, data, personer og samfund.
Offentlige organisationer og virksomheder i stærkt regulerede industrier fx finans og pharma, er afhængige af lovmedholdelig udførelse af deres kritiske processer.
De kan på trods af dyre investeringer, ikke være sikre på, at nye it-systemer er lig med at loven overholdes. Nogle gange, som fx med skatteinddrivelsessystemet EFI, bryder systemerne endda loven og må skrottes med store tab til følge.
Vores lovgivning er nemlig ikke digitaliseringsklar. Love skal fortolkes og omformuleres til regler og arbejdsgangsbeskrivelser, der kan implementeres i IT-systemer. Det er traditionelt en tung proces, der involverer jurister, domæne eksperter, konsulenter og programmører, som oversætter den juridiske tekst ad flere omgange til programkode. Ligesom en tekst, der sendes gennem google translate flere gange, skifter loven nemt betydning undervejs og sporet tilbage til paragrafferne går tabt. Det gør det svært at forklare it-systemets beslutninger og når love ændres eller systemet bryder loven, kan man ikke præcist udpege, hvor den digitale lovkode er forkert. Man må derfor gentage fortolkningsprocessen forfra eller skrotte systemet helt.
Ecoknow
I EcoKnow-projektet har vi med udgangspunkt i mere end 10 års forskning udviklet åbne løsninger der kan sikre digital lovmedholdelighed på en agil og sporbar måde. Ligesom studerende fremhæver vigtige pointer i lærebogen med markeringstusser, kan regler markeres i lovgivningen som grundlag for de digitale regler. Det gør det enkelt at vedligeholde den digitale lovmodel, når loven ændrer sig. Samtidig kan man finde frem til hvilken lovgivning og fortolkning, der ligger bag en beslutning, som er taget ved hjælp af it-systemet.
Digitale vejledninger til medarbejderne kan autogenereres fra den digitale lovmodel, i stedet for de manuelt producerede dokumenter og tegninger vi kender fra intranettet. Sådan bruger fx Aalborg Kommune i dag teknologien i deres ældre/omsorgsafdeling. Den digitale model kan også styre en digital checkliste, der kan integreres med virksomhedens it-systemer og guide såvel medarbejdere som softwarerobotter med at overholde loven. Medarbejdere kan derved fokusere på de handlinger, der kræver en menneskelig vurdering og robotterne kan automatisere resten, som fx at arkivere dokumentation i et ESDH-system eller sende et digitalt brev. Det samme digitale regel-format kan også beskrive online-formularer til medarbejdere eller selvbetjening rettet mod borgere og kunder.
Den digitale guide giver også et mere nuanceret billede af igangværende og afsluttede sagsforløb, som kan bruges til at skabe overblik for borger, sagsbehandlere, tilsyn og ankenævn og som grundlag for AI-algoritmer, der kan foreslå forbedringer af den digitale model.
Alt dette er muligt med DCR Open Case Manager (OCM) udviklet i EcoKnow og tilgængelig som open source i github. Den åbne kildekode gør det transparent, hvad der foregår bag brugergrænsefladen og nemt at integrere til eksisterende it-systemer. Sagsbehandlere i Syddjurs Kommune tilgår i dag deres underretningssager via OCM, der tager dem i hånden og hjælper dem med at huske, hvad der skal gøres ifølge serviceloven. Systemet henter og gemmer automatisk dokumentation i ESDH-systemet, som sagsbehandleren ikke længere behøver at bekymre sig om.
Organisationen kan selv
Genbruget af ESDH-system bringer ikke bare omkostningerne væsentlig ned. Man undgår også afhængighed af ESDH-leverandørens fortolkning af lovgivningen og langsommelig tilpasning af systemet. Organisationen kan selv tage ansvaret for hvordan arbejdet tilrettelægges. OCM understøtter dermed den lærende organisation, som løbende kan justere og forbedre arbejdsrutiner til glæde for borgere og kunder. Med DCR og OCM springes de fejlbehæftede, analoge trin og den dyre, langsommelige vej forbi leverandøren over. Procesansvarlige i virksomheden eller den offentlige organisation kan selv udvikle en digital model, som kan testes med online-simuleringsværktøjer sammen med medarbejderne inden ibrugtagning. Hvis man allerede har styr på love og arbejdsrutiner tager det ofte ikke mere end fire-otte timer at etablere den første digitale model, og justeringer kan ligeledes laves løbende på timer i stedet for måneder.
Lov-modeller kan udvikles i fællesskab og deles på tværs af landets 98 kommuner, og tilpasses lokalt for at tage højde for de forskelle, der uundgåeligt vil være mellem f.eks. kommuner med 30.000 og 500.000 indbyggere. Allerede nu findes lov-modeller, der kan tages brug i din kommune, f.eks. for kapitel 27 og paragraf 42 i serviceloven, hvor Ankestyrelsens praksisundersøgelser har påvist problemer med at finde vej i lovjunglen.
Hermed et nytårsønske om at flere kommuner vil følge Syddjurs og Ålborgs eksempler og give borgerne bedre retssikkerhed og medarbejderne mere medindflydelse. Og spare os alle for udgifter til dyre og rigide it-systemer, der i bedste fald ikke hjælper med at holde loven og i værste fald direkte bryder den.
